BIANCA'S BLOG: Desember 2014

Hai semuanya, kali ini saya dapet tugas tentang Pengorganisasian dan Departementasi. Untuk lebih jelasnya kita lihat saja penjelasannya di bawah ini, cekidoootttt......

PENGORGANISASIAN

A. Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

B. Teori - teori Organisasi

1. Teori Organisasi Klasik
    Teori organisasi klasik disebut juga teori organisasi tradisional, teori organisasi spesialisasi, atau teori struktural. Ada 10 macam prinsip organisasi diantaranya :
      1) Prinsip penetapan tujuan yang jelas
      2) Prinsip kesatuan perintah
      3) Prinsip keseimbangan
      4) Prinsip pendistribusian pekerjaan
      5) Prinsip rentangan pengawasan
      6) Prinsip pelimpahan wawasan
      7) Prinsip departementasi
      8) Prinsip penetapan pegawai yang tepat
      9) Prinsip koordinasi
     10) Prinsip pemberian balas jasa yang memuaskan.

2. Teori Birokrasi
    Pada dasamya teori organisasi birokrasi menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan, organisasi harus menjalankan strategi sebagai berikut:
a.)   Pembagian dan penugasan pekerjaan secara khusus
b.)   Prinsip hierarki atau bawahan hanya bertanggung jawab kepada atasannya langsung.
c.) Promosi didasarkan pada masa kerja dan prestasi kerja, dan dilindungi dari pemberhentian sewenang-wenang dan yang demikian disebut prinsip loyalitas.
d.)   Setiap pekerjaan dilaksanakan secara tidak memandang bulu, tidak membeda-bedakkan status sosial, tidak pilih kasih. Strategi ini dinamakan prinsip impersonal
e.)   Tiap-tiap tugas dan pekerjaan dalam organisasi dilaksanakan menurut suatu sistem tertentu berdasarkan kepada data peraturan yang abstrak. Strategi ini dinamakan prinsip uniformitas.

3. Teori Human Relations
Teori ini disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori hubungan kerja kemanusiaaan atau the human relations theory. Suatu hubungan dikatakan hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu hubungan manusia secara luas dan secara sempit.
Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.

4. Teori Organisasi perilaku
Teori ini disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.

5. Teori Organisasi Proses
Suatu teori yang memandang organisasi sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang tergabung dalam suatu kelompok formal. Teori ini memandang organisasi dalam arti dinamis, selalu bergerak dan didalamnya terdapat pembagian tugas dan prinsip-prinsip yang bersifat umum (Universal).

6. Teori Organisasi Kepemimpinan
Teori ini beranggapan bahwa berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan tergantung sampai seberapa jauh seorang pemimpin mampu mempengaruhi para bawahan sehingga mereka mampu bekerja dengan semangat yang tinggi dan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan efektif, adapun sedikitnya kajian atas teori organisasi yang berhubungan dengan masalah kepemimpinan dapat dibedakan atas:
a. Teori Otokratis
b. Teori Demokrasi
c. Teori kebebasan (Teory laissez fairre)
d. Teori Patnernalisme
e. Teori Personal atau pribadi.
f. Teori Non-Personal

7. Teori Organisasi Fungsi
Fungsi adalah sekelompok tugas atau kegiatan yang harus dijalankan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan sebagai pemimpin atau manager guna mencapai tujuan organisasi. Sekelompok kegiatan yang menjadi fungsi seorang pemimpin atau manager terdiri dari kegiatan menyusun perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), pemberian motifasi atau bimbingan (Motivating), pengawasan (Controlling), dan pengambilan keputusan (Decision making).

8. Teori Pengambilan Keputusan
Teori ini berlandaskan pada adanya berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat disetiap tingkatan, baik keputusan di tingkat puncak yang memuat ketentuan pokok atau kebijaksanaan umum, keputusan di tingkat menengah yang memuat program-progam untuk melaksanakan keputusan adminitratif, maupun keputusan di tingkat bawah.

9. Teori Kontingensi (Teori Kepentingan)
Teori ini berlandaskan pada pemikiran bahwa pengelolaan organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila pemimpin organisasi mampu memperhatikan dan memecahkan situasi tertentu yang sedang dihadapi dan setiap situasi harus dianalisis sendiri.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

Struktur Organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar pada anggotanya. Pengaruh struktur organisasi terhadap kepuasan dan kinerja karyawan mengarah pada suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal.

Struktur Organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan. Hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian ataupun posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi Kerangka kerja organisasi disebut sebagai desain organisasi (organizational design). Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi (organizational structure).

D. Pembagian Kerja

Pembagian Kerja adalah merupakan penjadwalan kerja personila karyawan di suatu perusahaan. Fungsi pembagian kerja ini untuk memudahkan dan menghindarkan bentrok kerja. Diwujudkan untuk mengelompokan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing personil atau unit kerja. Dengan jadwal ataupun definisi pembagian pekerjaan akan disesuaikan dengan kemampuan seorang atau unit lebih terlihat, dan yang jelas lebih mengurangi tingkat kerumitan. Yang pastinya akan lebih efektif dan efisiensi. Dalam perusahaan taupun organisasi memiliki tingkat manajemennya masing-masing, dari tingkat manajemen atas (top manager) atau (SPL) Stategic Planing Level, Midle manager atau (MCL) Manajement Control Unit, Tingkat manager paling bawah atau (OCL) Operational Control Level. Penjelasan dari tingkatan ini adalah :

1.) Top manager (SPL) Strategic Planing Level

Adalah tingkat manager paling atas yaitu tugasnya adalah sebagai pembuatan rencana/planing. Perumusan strategi dan sasaran. Biasanya tingkat managemen ini mengambil informasi dari lingkungan luar, maksudnya karena pentingnya informasi ini untuk kepentingan apa yang sedang dibutuhkan oleh masyarakat luas, dengan begini si manager ini membuat rencana apa yang harus dikerjakan oleh perusahaannya agar hasil produksinya nanti dapat mendapat minat tinggi dari konsumen luas. Dan juga dalam hal pelaporan keadaan di perusahaan atau organisasi tingkat ini lebih mengambil informasi perusahaan secara ringkas saja. Misal omset bulan ini mencapai target atau tidak, dan berapa jumlahnya, tingkat ini hanya menerima laporan akhir saja. Karena tugas untuk membuat laporan sudah ada yang mengerjakannya.

2.) Midle Manager (MCL) Management Control Level

Adalah tingkatan manager tengah bertugas pengendalian managemen, yaitu membuat rumusan anggaran dan alokasi sumber daya. Melaksanakan tugasnya yang informasinya bersumber dari internal.dan membuat laporannya secara rinci karena dia bertanggng jawab melaporkana hasil dan kondisi perusahaan atau organisasi.

3.) Tingkat bawah manager (OCL) Operational Control Manager

Adalah tingkatan manager paling bawah bertugas pengendalian operasional, yaitu pengendalian aktivitas dan laporan prestasi. Ikatan manajemen yang bertanggung jawab atas pekerja dibawahnya. Tingkat ini mengambil informasi dari internal, karena mengerjakan apa yang akan dilakukan oleh karyawan atau personil sesuai dengan rancangan dari manajement tingkat atas. Membuat laporan hasil kerja atau transaksi diperusahaan dengan rinci, karena tingkat ini bertugas melaporkan semua hal yang ada dalam perusahaan.

Dengan adanya pembagian kerja seperti diatas memudahkan pekerjaan dan terorganisasi.masing-masing divisi mempunyai tugas masing-masing.

DEPARTEMENTASI

A. Pengertian Departementasi

Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi.

B. Macam-macam Departementasi

1. Departementasi Fungsional

Departementasi Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi. Individu dikelompokkan berdasarkan keterampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi dan bagian operasi. Pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan.

~ Kebaikan :

1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.

2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.

3. Memusatkan keahlian organisasi.

4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak

5. Tugasnya jelas

6. Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

7. Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas

8. Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan

~ Kelemahan :

1. Menciptakan konflik antar fungsi.

2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.

3. Umpan balik yang lambat.

4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya.

5. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

6. Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

7. Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem

8. Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki

2. Departementasi Divisional

Departementasi divisional adalah departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.

Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:

a. Struktur organisasi atas dasar produk

Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b. Struktur organisasi atas dasar wilayah

Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

c. Struktur organisasi atas dasar langganan

Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.

d. Struktur organisasi atas dasar proses

Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.

e. Struktur organisasi atas dasar alphanumerical

Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga.

Kebaikan :

1. Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.

2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.

3. Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.

4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

5. Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.

6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.

7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.

8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan :

1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.

2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.

3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.

4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.

5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu

6. Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga terjadi pengulangan dalam pengatasannya

7. Target divisi bisa mengalahkan target organisasi

8. Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal.

C. Organisasi Proyek dan Matrik

i. Organisasi Proyek dan Matrik

Organisasi proyek dan matrik merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari sistem fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.

ii. Struktur Organisasi Proyek

Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing-masing anggota kembali ke departemennya masing-masing. Jika ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.

iii. Struktur Organisasi Matriks

Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertikal. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang.

Kebaikan :

1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.

2. Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi.

3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

4. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan dan orientasi proyek.

5. Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional

6. Menekankan pada teknik dan pasar

7. Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik dan pemasaran

Kelemahan :

1. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.

4. Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.

5. Sangat mahal untuk di implementasikan.

6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

7. Sangat mahal