PENERAPAN SISTEM INFORMASI DAN MULTIMEDIA DI
PT.TOYOTA ASTRA
MOTOR
BIANCA AYU SARASWATI (32114158)
MANAJEMEN INFORMATIKA
UNIVERSITAS GUNADARMA
JL.
MARGONDA RAYA NO. 100 PONDOK CINA, DEPOK 16424
ABSTRAKSI
Dalam penelitian ini penulis menguraikan jurnal
dengan judul Penerapan Sistem Informasi dan Multimedia di PT. Toyota Astra
Motor. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem informasi dan
multimedia sudah memenuhi unsur pengendalian intern pada perusahaan. Metode
penelitian yang digunakan adalah metode analisis deskriptif.
Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan
secara keseluruhan bahwa sistem manajemen yang diterapkan pada perusahaan telah
memenuhi unsur pengendalian intern yang telah disusun dengan baik, akan tetapi
pada unsur pengendalian intern dari sisi praktek yang sehat baik untuk
penjualan tunai maupun kredit masih belum memenuhi unsur pengendalian intern.
Ruang lingkup kegiatan utama entitas anak
meliputi perakitan dan penyaluran mobil, sepeda motor berikut suku cadangnya,
penjualan dan penyewaan alat berat, pertambangan dan jasa terkait, pengembangan
perkebunan, jasa keuangan, infrastruktur dan teknologi informasi.PT Toyota
Astra Motor (TAM) adalah salah satu perusahaan terbesar distributor kendaraan
produk Toyota.Saat ini, PT. TAM mempunyai cabang yang tersebar di seluruh
wilayah Indonesia, dan pusatnya berada di Jakarta.
Kata Kunci: Sistem Informasi dan Multimedia, Perusahaan distributor kendaraan
Kata Kunci: Sistem Informasi dan Multimedia, Perusahaan distributor kendaraan
1)
PENDAHULUAN
a a. Latar Belakang
PT
Astra International Tbk (“Perseroan”) didirikan pada tahun 1957 dengan
nama PT Astra International Incorporated. Pada tahun
1990, Perseroan mengubah namanya menjadi PT Astra International
Tbk.Perusahaan ini telah tercatat di Bursa Efek Jakarta sejak tanggal 4 April1990.Saat ini mayoritas kepemilikan
sahamnya dimiliki oleh Jardine Cycle & Carriage's sebesar 50,1%.
Perseroan berdomisili
di Jakarta, Indonesia, dengan kantor pusat di JI. Gaya Motor Raya No. 8, Sunter
II, Jakarta. Ruang lingkup kegiatan Perseroan seperti yang tertuang dalam
Anggaran Dasarnya adalah perdagangan umum, perindustrian, jasa pertambangan,
pengangkutan, pertanian, pembangunan dan jasa konsultasi.Ruang lingkup kegiatan
utama entitas anak meliputi perakitan dan penyaluran mobil, sepeda motor
berikut suku cadangnya, penjualan dan penyewaan alat berat, pertambangan dan
jasa terkait, pengembangan perkebunan, jasa keuangan, infrastruktur dan
teknologi informasi. PT Toyota Astra Motor (TAM) adalah salah satu perusahaan
terbesar distributor kendaraan produk Toyota.Saat ini, PT. TAM mempunyai cabang
yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, dan pusatnya berada di Jakarta. PT.
TAM sendiri mempunyai divisi - divisi yang menangani penjualan produk ke
pelanggan.Salah satunya yaitu divisi Duty Free Sales, yaitu divisi yang
menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi
nonpemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia.
Divisi Duty Free
Sales saat ini mengolah data pelanggan dengan menggunakan aplikasispreadsheet,
dimana aplikasi ini kurang efektif dalam perhitungan dan pencarian data yang
kemungkinan akan bertambah dan akan selalu di-update. Selain itu, data yang ada
pada spreadsheet tidak bisa diakses dan digunakan secara bersamaan,
mengingat jumlah karyawan yang banyak dan keperluan akses data yang
berbeda-beda. Serta laporan yang tidak dapat disediakan setiap saat, karena
pencarian data dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Oleh
karena itu, PT TAM divisi Duty Free Sales membutuhkan sistem informasi yang
membantu perusahaan melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses
pengolahan informasi, pencarian, dan pelaporan menjadi lebih baik sehingga
operasionalnya menjadi lebih efektif dan efisien.
b. Rumusan Masalah
1.
Apakah sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan PT. Toyota Astra
Motor?
2.
Apakah berhasil menggunakan sistem informasi tersebut?
c. Tujuan Masalah
1.
Mengetahui sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan PT. Toyota
Astra Motor.
2.
Mengetahui keberhasilan dengan sistem sistem informasi yang digunakan
oleh perusahaan PT. Toyota Astra Motor.
2)
METODE PENULISAN / PENELITIAN
OBJEK PENILITIAN
Sebagaimana
tugas yang diberikan kepada saya untuk membuat analisa tentang sistem informasi
dan multimedia pada suatu perusahaan. Akhirnya saya berfikir saya akan mengambil
contoh perusaahaan PT. Toyota Astra Motor, salah satu yang menjadi daya tarik
saya untuk menganalisa sistem informasi manajemen perusahaam ini adalah yang
paling penting bahwa perusahaan ini perusahaan sepeda motor terbesar di
Indonesia bahkan di dunia. Maka dari itu saya sangat ingin mengetahui bagaimana
manajemen dalam perusahaan ini berjalan sehingga dapat menjadi perusahaan
otomotif terbesar di Indonesia bahkan
di dunia sekalipun.
di dunia sekalipun.
SUMBER DATA
Data yang diperoleh atas dua jenis data, yaitu :
1. Data Primer, yaitu data yang diperoleh penulis
melalui pengamatan langsung (survey) pada perusahaan yang menjadi objek
penelitian.
2. Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh penulis
dengan
mempelajari dan menelaah serta mengumpulkan buku-buku referensi mengenai teori-teori yang berhubungan dengan system informasi manajemen perusahaan serta dengan cara mencari banyak sumber dari media internet , yang pada akhir pembuatan makalah ini akan saya lampirka link yang menjadi sumber materi pembuatan makalah ini.
mempelajari dan menelaah serta mengumpulkan buku-buku referensi mengenai teori-teori yang berhubungan dengan system informasi manajemen perusahaan serta dengan cara mencari banyak sumber dari media internet , yang pada akhir pembuatan makalah ini akan saya lampirka link yang menjadi sumber materi pembuatan makalah ini.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan:
1. Teknik Wawancara
Yaitu
mengadakan tanya jawab langsung dan diskusi secara langsung dengan pihak
perusahaan, khususnya dengan bagian yang berhubungan dengan objek penelitian.
2. Teknik Kepustakaan
Yaitu
pengumpulan data dengan membaca buku, dan laporan laporan yang berhubungan
dengan penelitian.
3. Teknik Observasi
Yaitu
metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap
aktivitas yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan di perusahaan.
3)
PEMBAHASAN
Sistem adalah
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama
-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran
tertentu.Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait
dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem
tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output)
yang diinginkan.
Sistem informasi
adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mendukung kegiatan
operasi pengolahan kebutuhan transaksi harian yang bersifat manajerial dan
strategis dari suatu organisasi dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Pengolahan data
pelanggan PT. TAM masih menggunakan pencatatan secara spreadsheet. Data
yang begitu banyak membutuhkan waktu untuk penyususan laporan dan juga
pencetakan dokumen. Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan
untuk pengolah data dan juga pelaporan. Dalam aplikasi di PT. TAM ini terdapat
tiga aktor, yaitu Admin Gudang, Admin Toyota dan Manajer. Adapun tugas dari
admin gudang yaitu memiliki hak akses untuk mengelola data mobil dan mengelola
data user. Admin Toyota memiliki hak akses untuk mengelola data kedutaan dan
data pelanggan. Sedangkan untuk manajer memiliki hak akses untuk mengubah
status dokumen dan melihat laporan penjualan.
A. Analisis dan
Perancangan
Analisis kebutuhan fungsional sistem pada
kebutuhan fungsional ini, terdapat beberapa fungsi yang harus dibuat,
diantaranya:
a.
Melakukan login dan logout untuk admin
b.
Melakukan pendataan mobil yaitu meliputi fungisi
: add, update, delete, searching, dan detail.
c.
Melakukan Pendataan embassy
d.
Melakukan Pendataan pelanggan
e.
Menampilkan report penjualan dan grafik
f.
Melakukan view dan update data admin
B. Gambaran umum
sistem
Pengolahan
data,informasipelanggan PT.TAM masih menggunakan pencatatan secara
spreadsheet. Data yang begitu banyak membutuhkan waktu untuk
penyususan laporan dan juga pencetakan dokumen. Oleh karena itu, dibangun
sistem yang memudahkan perusahaan untuk menginformasikan data dan
juga pelaporan. MDP Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat
memberikan layanan data MDP (Monthly Delivery Plan) secara online
kepada user yang berada di TAM, Main Dealer, Zone
serta Dealer Cabang. Data MDP berisi data rencana produksi kendaraan
beserta nilai aktualnya untuk setiap periode produksi tertentu.
Data-data tersebut
sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer, Zone maupun dealer Cabang.
Dengan diimplementasikan sistem MDP Online ini, banyak manfaat yang
diperoleh PT. TAM dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan
kertas-kertas untuk pendistribusian secara hardcopy dan laporan-laporan
yang dibutuhkan penghematan tinta printer berkaitan
denganpendistribusian data MDP dan laporanlaporan yang diperlukan, peningkatan
janji delivery kepada customer karena pihak 60 dealer dapat
memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP yang
berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data
MDP, proses distribusi data MDP menjadi lebih cepat dan akurat yang
tadinya memerlukan waktu 3 hari untuk distribusi data MDP sampai ke main dealer/dealer
sekarang hanya butuh waktu 10 menit saja maka pihak main dealer/dealer sudah
menerima data MDP, proses MDP resived lebih cepat untuk proses pengiriman
atau pembatalan pengiriman dari main dealer atau dealer yang
diinformasikan kepada pelanggan yang tadinya hanya dilakukan 2 kali dalam
seminggu sekarang dapat dilakukan setiap jam.
Sistem informasi MDP
Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor bertujuan untuk
menangani distribusi data MDP kepada main dealer atau dealarmengenai
data kendaraan yang diproduksi untuk membantu main dealer atau
dealer, memberikan janji delivery kepada customer. Untuk dapat
merencanakan aktivitas penjualan dengan baik sehingga dapatmencapai target yang
telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan informasi mengenai produk
kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui Monthly
Delivery Plan (MDP).
4)
HASIL
Secara garis besar,
penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam perusahaan dapat membantu
hampir seluruh proses bisnis yang dijalankan.Sistem informasi terintegrasi
dianggap dapat mendukung manajemenstrategis perusahaan mencapai target
meningkatkan profit. Beberapa alasan penerapan sistem informasi
perusahaan antara lain :
a.
Dapat mencakup seluruh fungsi bisnis baik manufaktur, pemasaran,
finansial, level manajemen, dan lainnya.
b.
Sebagai sarana pengumpulan, pengolahan, dan distribusi data antar komponen
dalam organisasi perusahaan.
c.
Sebagai penyedia data atau informasi baik yang dari internal
maupun eksternal perusahaan untuk mendukung proses “decision
making” yang lebih cepat dan aktual pada berbagai level dalam organisasi.
d.
Mempermudah komunikasi antar fungsi sehingga lebih mudah
berkoordinasi dalam pengambilan keputusan
e.
Memungkinkan efisiensi jumlah pegawai karena beberapa pegawai
dapat merangkap dengan jabatan administratifnya.
f.
Dimanfaatkan sebagai strategi bersaing terhadap kompetitor dengan
memaksimalkan penggunaan teknologi informasi yang dimiliki disesuaikan dengan
struktur organisasi dan standar kerja. Teknologi sistem informasi tersebut
dapat sekaligus dijadikan dasar perbandingan komparatif dengan yang diterapkan
kompetitor.
Di samping alasan
penerapan sistem informasi perusahaan tersebut terdapat beberapa kendala bagi
perusahaan ini untuk menerapkan sistem informasi dengan teknologi
yang lebih canggih antara lain:
a.
Diperlukan pegawai dengan batas kualifikasi pendidikan atau
pengalaman tertentu yang dianggap dapat mengoperasikan teknologi sistem
informasi yang diterapkan perusahaan beserta komputasi pengolahan data.
b.
Diperlukan pelatihan bagi pegawai mengenai pengoperasian teknologi
sistem informasi.
c.
Instalasi perangkat sistem informasi dengan teknologi yang lebih
canggih membutuhkan biaya yang lebih tinggi agar dapat sesusai dengan sistem
organisasi perusahaan.
d.
Terdapat kemungkinan perubahan struktur organisasi dan standar
kerja masing-masing unit untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang baru.
e.
Manajemen perusahaan seharusnya dapat memilih dan mengatur sistem
informasi yang diterapkan disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan perusahaan
saat diperlukan perubahan sistem informasi. Selain itu juga perlu dikenali unit
apa saja yang kinerjanya mungkin menurun jika dipaksa dengan standar penerapan
sistem informasi tersebut.
5)
DAFTAR PUSTAKA
