Shared Service adalah konsolidasi atau sebuah business model yang memungkinkan sumber daya – sumber daya atau resources yang ada untuk keseluruhan elemen yang ada di dalam organisasi tersebut untuk level customer-service yang sudah ditentukan sebelumnya. Shared Services adalah sebuah business unit yang terpisah yang diciptakan dalam sebuah perusahaan, sebuah organisasi atau sebuah agen yang bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan atau services kepada operating business unit dan fungsi – fungsi korporasi di perusahaan atau organisasi tersebut.
Selain itu, Shared service bisa juga berarti penyediaan sebuah service atau pelayanan oleh satu bagian dari sebuah organisasi atau grup di mana service tersebut sebelumnya sudah ditemukan di dalam lebih dari satu bagian dari organisasi atau perusahaan tersebut. Secara harafiahnya, shared service adalah sebuah service atau layanan yang di-share atau dibagi pemakaian atau penggunaannnya oleh beberapa ataupun semua bagian -bagian entitas di dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Faktor pendanaan maupun sumberdaya dari service dibagi dan department yang menyediakan pelayanan tersebut secara efektif menjadi sebuah internal service provider atau sebuah penyedia jasa layanan internal. Ide utama dari shared service adalah “sharing” dalam sebuah organisasi atau group. Sharing ini secara fundamental dibutuhkan untuk memasukkan shared accountability atau akuntabilitas pembagian dari hasil oleh unit di mana pekerjaan yang dibagikan tersebut diboyong oleh sang provider. Di sisi sebaliknya, sang provider perlu untuk memastikan bahwa hasil yang sudah disetujui bersama tersebut disampaikan berdasarkan standard tertentu yang sudah ditetapkan (KPIs, cost, kualitas, dll). Shared Services juga bisa diterapkan dalam hubungan antar dua buah organisasi yang berbeda maupun lebih, untuk bagian yang berbeda dari kedua organisasi tersebut.
Contoh
kasus The New York Times, sebuah research and development group yang dipekerjakan oleh surat kabar The New York Times, mengembangkan sebuah sistem shared service di antara dua lusin produsen surat kabar, sebuah stasiun radio dan lebih dari 50 unit websites. Fungsi utama dari shared services yang dikembangkan oleh sang research and development group ini untuk The New York Times adalah untuk menambahkan dan mendukung inovasi yang ada di dalam business unit tersebut.
Upaya yang dilakukan The New York Times memfokuskan pengembangan inovasi teknologi informasi melalui upaya pengumpulan inisiatif dari berbagai pihak yang berbeda.
2. Jika ada satu inovasi positif yang ingin diterapkan oleh pihak The New York Times akan bisa langsung disampaikan dan diterima oleh semua business units yang terhubungkan secara sistem shared services oleh pihak The New York Times tersebut.
3. Adanya sebuah proses yang sudah terstandardisasikan untuk keseluruhan business units yang tergabung dalam network The New York Times.
4. Common Technology Platform
